U staat er waarschijnlijk niet bij stil maar ook als er feesten met optredende artiesten bij u in de sportkantine plaatsvinden, dient u zich te houden aan allerlei regeltjes. En dat is vervelend wellicht. De organisatie van bijvoorbeeld een kampioensfeest vergt immers vaak al genoeg tijd en voorbereiding. En denk niet dat het allemaal niet zo’n vaart zal lopen: ook de belastingdienst leest de aankondiging of het verslag van uw jubileumfeest in de krant. Een overzicht:
1. Misschien is het moeilijk te geloven, maar de artiest die bij u komt optreden wordt (tenzij u het tegendeel kunt aantonen:zie hieronder bij punt 3) door de wetgever beschouwd als uw werknemer. Uw vereniging is dus voor 1 avondje werkgever van pakweg Corry Konings of Jantje Smit. En of dat nog niet erg genoeg is: dit betekent dat er belasting en sociale premies moeten worden ingehouden op de beloning. Daarnaast dient u zich te houden aan allerlei voorgeschreven administratieve procedures: zie hieronder punt 4.
2. Wie wordt nu beschouwd als artiest ? Iedere persoon die optreedt voor publiek en daarbij een bepaalde artistieke prestatie levert. Denk daarbij aan een zanger, een goochelaar, een komiek, een popgroep of een buikspreker. Een discjockey wordt daarentegen meestal niet als artiest gezien. Als u dus een hoop gedoe en geregel wilt voorkomen, raden wij u aan een platendraaier uit te nodigen in plaats van Corry of een van haar collega’s. (Hiermee houdt u vermoedelijk ook de kosten binnen de perken, maar dat terzijde).
3. Indien u toch een echte artiest wenst uit te nodigen dan adviseren wij u nadrukkelijk al bij de boeking te informeren of men beschikt over: ofwel a. een zogenaamde zelfstandigheidsverklaring: dit is een document waaruit blijkt dat de artiest door Belastingdienst en Uitvoeringsinstelling wordt gezien als zelfstandig ondernemer; ofwel b. een zgn. inhoudingsplichtigenverklaring: dit is een papier waarin staat vermeld dat bijv. de leider van de groep of het boekingsburo inhoudingsplichtige is.
In beide gevallen valt de rompslomp voor de sportvereniging te overzien. Het enige wat u dan moet doen is (naast betalen uiteraard) een kopie maken van de verklaring en deze goed bewaren in uw administratie.
4. Indien men niet over de onder punt 3 genoemde verklaringen beschikt dan kom je in een zeer complexe materie terecht. De zaak is dermate ingewikkeld en tijdrovend dat we eigenlijk alle sportverenigingen willen aanraden uitsluitend met artiesten met zo’n verklaring in zee te gaan.
Toch in het kort de procedure dan maar:
- kopie van de identiteitsbewijzen van de artiest bewaren;
- een zgn. loonverdelingsverklaring invullen: dit is een standaard-formulier waarin per optredende persoon een verdeling van onkosten en loon wordt gemaakt;
- loonadministratie voeren;
- voor de berekening van loonheffing en werknemerspremies moeten speciale tabellen worden gebruikt;
- loonstaat invullen, aangifte loonbelasting doen en jaaropgaves maken voor Uitvoeringsinstelling en fiscus.